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    公证知识

    公证文书立卷归档办法

    发表于2014-02-27 | 查看:956次
    第一章   总则

    第一条  公证机关的公证文书,是国家的重要专业文书之一,它所形成的档案,是公证机关进行公证证明活动和当事人从事民事活动的真实记录,反映了公证机关贯彻执行国家法律、法规和党的各项方针政策的情况,体现了公证机关的基本职能。

    第二条  公证机关必须严格按照公证文书材料立卷的要求,认真做好立卷归档工作。公证文书的立卷归档由承办人负责,归档前由公证事项的主要承办人负责立卷质量的检查。

    第三条  公证文书材料分为国内民事、涉外民事、国内经济、涉外经济四类,按年度和一证一卷、一卷一号的原则立卷。同一当事人为同一目的而办的数项公证,可合并为一卷。跨年度的公证事项,放在办结年立卷。

    第四条  公证机关用以办理公证的各种证明材料、谈话笔录、往来公文等,都必须用钢笔或毛笔书写、签发,字体要求整齐、清晰。


    第二章  材料的收集、整理和排列顺序

    第五条  公证机关受理申请后,公证事项的承办人即开始收集有关的各种证明材料,记录整理谈话笔录、调查材料等,着手立卷的准备工作。

    第六条  公证事项办理结束或终止后,由承办人检查、整理该公证事项的全部文书材料,进行立卷归档工作。要补齐遗漏的证明材料,去掉不必立卷归档的材料。

    第七条  档案中内容相同的文书材料一般只存一份,重份的材料一律剔除,但有领导同志批示的除外。为备日后查考,可根据需要将多余的公证书保留一至三份夹在已装订好的卷内。

    第八条  具有下列情况之一的文书材料,不必立卷归档:

    1.办理公证之前有关询问如何办理公证的信件、电文、电话记录、谈话笔录以及复函等;

    2.没有参考价值的信封;

    3.其他公证处委托代查的有关证明材料的草稿;

    4.未经签发的文电草稿、历次修改草稿(定稿除外);

    5.不属于公证业务范围的人民来信等。

    第九条  对不能附卷归档的实物证据,可将其照片及证物的名称、数量、重量、规格、特征、保管处所、质量检查证明等记载或留存附卷后,分别保管。

    第十条  公证案卷的排列顺序应为:

    1.卷宗封面;

    2.卷内目录;

    3.公证书正文;

    4.公证书签发稿;

    5.公证书译文;

    6.公证申请表;

    7.当事人的身份证明;

    8.当事人提供的有关证明材料;

    9.当事人申请证明的文书材料原件,如遗嘱、合同、委托书等;

    10.接待当事人的谈话笔录;

    11.公证处审查、调查所取得的证明材料;

    12.其他有关材料;

    13.公证员承办公证事项的报批表;

    14.公证书发送回证;

    15.公证费收据或减免收费的申请与领导审批意见;

    16.备考表;

    17.附件袋;

    18.卷底。

    第十一条  终止公证事项的案卷,应按照公证活动的时间先后顺序排列。公证人员对终止公证事项原因的记录,或当事人申请撤回的书面材料,排在全部文书材料之后。

     

    第三章    立卷编目和装订

    第十二条  公证书材料一律使用阿拉伯数字逐页编码,页码位置正面在右上角,背面在左上角。

    第十三条  按卷内公证文书材料排列顺序逐项登记好卷内目录,要求将每件文书材料的题名、承办人姓名、年月日填写清楚,并标明起止页号。不能随意更改和简化文书材料的题名,没有题名的应拟写题名。

    第十四条  有关卷内文书材料的说明,应逐项填写在备考表内,并填写立卷人、检查人的姓名和立卷时间。

    第十五条  卷宗封面所列项目要用钢笔或毛笔逐项填写清楚,案卷题名要简明、确切地反映卷内文书材料内容,其中办结日期为出具公证书的日期。

    第十六条  公证档案装订前要进一步整理。对破损的材料要修补或复制,复制件放在原件后面。装订部位过窄或有字迹的材料,要用纸张加衬边。纸面过大的材料,要按卷宗大小折叠整齐。对字迹难以辨认的材料,应当附上抄件。需附卷的信封要打开平放,邮票不要揭掉。材料上的金属物要全部剔除干净。

    第十七条  卷宗一律使用棉线绳,三眼或五眼订牢。线绳要打成活结,在活结处贴上公证处封签,并在骑缝线上加盖立卷人名章。

     

    第四章  归档

    第十八条  公证文书材料应在办结后三个月内整理归档,并由公证事项的承办人根据《公证档案管理办法》的规定提出保管期限的意见,向档案室移交,办理移交手续。

    涉及国家机密和个人隐私的公证事项均列为密卷,在归档时应在档案右上角加盖密卷章。

    第十九条  档案管理人员要对移交的档案进行严格检查,凡不符合立卷规定要求的,一律退还给立卷人,重新整理。

    第二十条  随卷归档的录音带、录像带等声像档案,应在每盘磁带上注明当事人的姓名、内容、档案编号、录制人、录制时间等逐盘登记造册归档。

     

    第五章  附 则

    第二十一条  各省、自治区、直辖市司法厅(局)可根据本省(区、市)的情况,制定补充办法。

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